1. Introduction

1.1 La présente déclaration sur la politique générale de confidentialité et de protection des données de la Fondation AIP (la « Déclaration ») fait partie intégrante des conditions générales de la Fondation AIP et régit l’intégralité des services et prestations proposés par la Fondation AIP à l’ensemble de ses clients et à tous autres utilisateurs concernés (ci-après l’« Utilisateur » ou « Vous », les termes « Vos » ou « Votre » faisant ci-après directement référence à l’Utilisateur).

1.2 Vos données personnelles sont très importantes pour la Fondation AIP qui s’engage à faire tout son possible pour protéger les données personnelles que la Fondation AIP collecte, traite ou utilise lorsqu’elle offre ses services et fournit ses prestations à l’utilisateur. Cette Déclaration détaille notamment les objectifs et les principes à la base de tout traitement de Vos données, les obligations de la Fondation AIP et Vos droits en la matière. Toute collecte et traitement de données personnelles sont réalisés en toute confidentialité et conformément à la législation suisse et européenne applicable, soit principalement le règlement européen sur la protection des données (RGPD) et la loi fédérale sur la protection des données (LPD).

1.3 La Fondation AIP se réserve le droit de modifier, à tout moment et sans préavis, cette Déclaration ainsi que tous les documents et informations connexes remis à l’Utilisateur ou rendus autrement accessibles librement par l’Utilisateur.

2. Données personnelles collectées

2.1 La Fondation AIP traite les données personnelles que Vous lui transmettez volontairement notamment en prenant contact avec la Fondation AIP (par courriel, courrier et tout autre moyen disponible), en inscrivant Vos enfants, en remplissant un formulaire de la Fondation AIP, en postulant pour un emploi, en acceptant une offre d’emploi, en participant à un sondage ou en souscrivant à tous services offerts par la Fondation AIP.

2.2 Les données personnelles susceptibles d’être collectées et traitées par la Fondation AIP sont notamment les suivantes : nom, prénom, nationalité, email, téléphone, adresse, pays, domaine, niveau de diplôme, permis de travail, documents tels que CV, lettre de motivation et diplômes.

3. Traitement des données personnelles (Art. 6 RGPD) 

3.1 Les données collectées par la Fondation AIP sont utilisées globalement pour améliorer la qualité des services que l’Institut propose et tels que consentis par l’Utilisateur. A cet égard, la Fondation AIP crée et traite des dossiers contenant les données personnelles de ses élèves afin de traiter efficacement leur inscription et leur admission au sein de la Fondation AIP ainsi que pour gérer leur cursus et toute relation contractuelle subséquente avec l’Utilisateur, ses représentants légaux et toutes autres personnes concernées. La Fondation AIP procède de la même manière en ce qui concerne les candidats à des postes au sein de la Fondation AIP et les employés de la Fondation AIP dans le cadre de la procédure de recrutement et de la gestion de la relation de travail ultérieure.

3.2 L’accès aux données de l’Utilisateur est limité à un usage interne (employés ou agents de la Fondation AIP). La Fondation AIP n’utilise pas les données collectées à d’autres fins que celles mentionnées dans cette Déclaration ou dans d’autres documents analogues mis en ligne sur le site Internet de la Fondation AIP ou remis à l’Utilisateur. La Fondation AIP peut transmettre des données personnelles à des partenaires contractuels extérieurs tels que prestataires de services ou auxiliaires d’exécution désignés par la Fondation AIP pour l’exécution éventuelle des services proposés par la Fondation AIP et autres prestations connexes. Tout prestataire contractuel extérieur de la Fondation AIP est soumis, dans sa relation contractuelle avec la Fondation AIP, aux mêmes exigences et obligations de confidentialité que celles que l’Institut garantit aux Utilisateurs. La Fondation AIP ne dévoile pas à des tiers autres les informations personnelles des Utilisateurs sauf si l’Utilisateur concerné a donné son accord ou si une disposition légale le permet, voire l’exige.

3.3 La Fondation AIP établit et tient à jour un registre des activités de traitement (art. 30 RGPD) comportant notamment les informations suivantes : (i) le nom et les coordonnées du responsable du traitement, (ii) les finalités du traitement, (iii) une description des catégories de personnes concernées et des catégories de données à caractère personnel, (iv) les catégories de destinataires auxquels les données à caractère personnel ont été ou seront communiquées cas échéant, et (v) dans la mesure du possible, une description générale des mesures de sécurité techniques et organisationnelles mises en place par la Fondation AIP.

4. Durée du traitement des données personnelles

4.1 Vos données sont conservées et traitées aussi longtemps que cela sera nécessaire pour satisfaire aux obligations légales et contractuelles de la Fondation AIP sauf dans l’hypothèse d’un cas de figure mentionné à l’art. 5.1 ci-dessous.

5. Vos droits

5.1 Tout Utilisateur dispose d’un droit d’accès à ses données personnelles traitées par la Fondation AIP. Il dispose également d’un droit de rectification, un droit d’effacement (« droit à l’oubli »), un droit à la limitation du traitement, un droit d’opposition, le cas échéant, un droit de portabilité, ainsi que le droit d’introduire une réclamation. Toute demande en ce sens doit être communiquée au service répondant de la Fondation AIP en matière de protection des données aux coordonnées indiquées à l’art. 6 de la présente Déclaration.

5.2 L’Utilisateur peut retirer à tout moment son consentement pour le

traitement de ses données personnelles. En revanche, la Fondation AIP attire l’attention de l’Utilisateur qu’en cas de retrait de consentement ou en cas de demande de limitation du traitement, certaines prestations de la Fondation AIP pourraient ne plus être délivrées à l’Utilisateur.

5.3 Il est important que les données traitées par la Fondation AIP soient complètes et à jour et il est de la seule responsabilité de l’Utilisateur de veiller à ce que les données fournies à la Fondation AIP et traitées par la Fondation AIP soient correctes. Il incombe à l’Utilisateur d’informer la Fondation AIP de tout changement.

6. Contact

6.1 Dans les limites des dispositions légales applicables, toutes questions et requêtes de l’Utilisateur relatives au traitement de ses données par la Fondation AIP ou relatives à l’exercice d’un droit listé à l’art. 5.1 sont à adresser au service répondant de la Fondation AIP en matière de protection des données comme suit :

– Par courrier : Répondant en matière de protection des données

Fondation AIP

℅ ECHO

Rue des Vieux-Grenadiers 8b

1205 Genève

– Par courriel : contact@fondationaip.com

6.2 Le service répondant de la Fondation AIP en matière de protection des données répond à la requête de l’Utilisateur dans un délai d’un (1) mois, lequel est prolongeable (à sa demande avant son expiration) de deux (2) mois en cas de complexité de la demande ou du nombre de requêtes à traiter.

6.3 Dans l’hypothèse où un Utilisateur souhaite introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle, l’Utilisateur doit introduire une telle réclamation auprès du Préposé fédéral à la protection des données pour la Suisse et, si l’Utilisateur réside dans l’Union européenne, auprès de l’autorité de contrôle de son pays de résidence. L’Utilisateur aura pris soin de contacter préalablement la Fondation AIP pour tenter de remédier à la situation de manière amiable.

6.4 Cette politique a été rédigée en français et en anglais. En cas de divergence entre les deux versions, le texte en français sert de référence et fait foi.

Dernière mise à jour : juin 2025